Zavedení IS pořádání závodů

Stránka přináší postupné body, které je možné dodržet při zavedení IS pořádání závodů technologie ORGSU. Jak vyplývá z obsahu, postup není dogmatický a lze jej v průběhu času podle potřeby upravit.

Návod je určen hlavně pro firmy, které na trhu působí již několik let a mají svoji databázi závodníků a jednu či více www stránek.

Pokud si návod vytisknete, pak si lze ve sloupci vpravo vyznačit splnění.

Téma OK
1 Zřízení fyzického účtu uživatele (majitele/ředitele firmy) a registrace firmy v profilu „pořadatel závodů“. Přímý link na registraci je zde.
2 Přidání spolupracovníků do firmy v menu Firma – Spolupracovníci. Takto přidaní uživatelé dostanou práva přihlásit se do vaší nově zřízené firmy. Takto můžete týmově pracovat, nastavovat závody, konfigurací e-shopu, pomáhat si s měřením atd. Pokud máte zájem, napište nám a můžete přidat našeho firemního konzultanta.
3 Nákup a zaplacení licence v menu Firma – Licence. Systém sice pracuje v režimu „free licence“, ale nelze založit regulérní event s reálnými závody, nelze importovat databázi atd. Zakoupením licence pořadatel uzavírá dohodu, že na licenci uvedený % podíl z obratu je příjmem firmy ORGSU s.r.o. Licenční politika je ke stažení zde na www.
4 Vygenerování HTML kódů k některým nutným apletům (funkčním celkům) a zakomponování těchto apletů do existujících www stránek pořadatele: LOGIN atletů, kalendář závodů, e-shop, ..  nové stránky umíme zřídit lehce. Tento akt není zcela nutný, systém automaticky poskytuje každému pořadateli jeho provizorní „limitovanou“ www stránku, kde jsou všechny základní služby k dispozici. Firma – Skromná www stránka.
5 Uzavření smlouvy s některou z bank (KB, ČSOB, ..), která nabízí platební bránu GP Webpay. Případně i zadání vašich parametrů business profilu učtu PayPal. Poté budou následně platby (za startovné a za zboží/služby) připisovány přímo na bankovní učet vaší firmy.
6 Projděte důkladně konfiguraci e-shopu (zadejte default měnu, konfiguraci číselné řady objednávek, hlavičku/patičku informativních emailů atd)

A nyní něco k atletům

7 Připravte si jeden nebo víc Excel souborů atletů (předepsaný formát najdete na stránce Atleti – Import Databáze), které si přejete importovat do své databáze. Systém umožňuje importovat max 200 atletů. Pokud je atletů v databázi pořadatele více, je třeba provést import vícekrát a/nebo požádat ORGSU o dočasné navýšení limitů pro takový import.  Funkci „aktivaci účtů“ v této fázi doporučujeme neaktivovat.
8 Otevřte si v systému záložku „Atleti – Zpracování osobních údajů“ a bud převezměte tovární text a tento si upravte a/nebo si vyrobte a vložte svůj vlastní text. Je třeba si uvědomit, že každý závodník bude mít svůj účet ve vaší databázi (nikoli v databázi firmy ORGSU s.r.o). ORGSU služby jedou podle GDPR nařízení.
9 Založte testovací nebo reálný event (název, místo, datum, kategorie, závody, startovné, ..) na stránce Event – Nový event a publikujte jej. Tím se jednotlivé závody eventu publikují v kalendáři závodů, který již nyní bude nahraný na vašich www stránkách.  Zvláštní pozornost je vhodné věnovat dokumentu „Podmínky účasti na závodu“. Doporučujeme si vyrobit a uložit vlastní šablonu „podmínek“ (menu Event – Šablony), která by měla být (nemusí) součástí přihlášky k závodu.  Šablona pak může posloužit i pro více, než jen pro jeden závod.
10 Povolte přihlašování pro svůj první reálný event na stránce Event – Startovné. Závodníci se budou od této chvíle přihlašovat na závody tohoto eventu na vašich www stránkách. Díky kalendáři závodů uvidí i startovní listinu (pokud ji ponecháte publikovanou).
11 Ujistěte se, že máte na vašich www stránkách nahran aplet „Login a profil atleta“.  Je to důležité protože nyní provedeme aktivaci účtů atletů na vašich stránkách. Pokud jste provedli import závodníků do vaší databáze jak bylo doporučeno výše, pak můžete nyní zvolit službu Atleti – Emailing – Nová komunikace. Zde vyberte šablonu „Reset hesla“ a zadejte a spustte komunikaci. Každý koho jste vybrali (a koho jste si importovali do databáze) tak dostane e-mail s user ID a dočasným heslem. Tak se vaši atleti mohou poprvé přihlásit ke svým učtům na vašich www stránkách.
12 Využití služby e-mailingu. Systém nabízí službu hromadného rozeslání e-mailů, které mohou mít rozličný význam. Ty základní vyplývají ze šablon, které jsou k dispozici. Typický emailing je pozvánka k tomu, aby závodníci přihlásili sebe (a nebo i své další přátele) na nějaký konkrétní závod. Je jasné, že cokoli se publikuje do e-shopu tak lze vhodně podpořit e-mail marketingem.

Závěrem

Uvedený výčet kroků zavedení IS pořádání závodů je velmi orientační, ale postihuje hlavní principy služeb ORGSU. Doporučujeme nastudovat manuál pořadatele, který je k dispozici po přihlášení v záložce „Manuály“.