ORGSU

Sistema informático de gestión de eventos

Organizer’s Support es una base de datos moderna que proporciona directamente servicios administrativos tanto al organizador del evento (y/o series de eventos) como a los atletas y a los equipos. Más arriba, en el esquema, encontrarás los servicios que ofrecemos: registro de eventos y carreras, ajustes de detalles de las carreras, creación de rutas para las carreras y puntos de cronometraje, inscripciones en línea, listas de participantes, cronometraje de los tiempos, publicación de los resultados en tiempo real en la web de los organizadores, localización en tiempo real de los corredores y/o equipos en el mapa, impresiones de las hojas de registro, listas de inscripciones y resultados (incluso de las carreras que duran 10 días en las que se practican diferentes disciplinas deportivas y a diferentes intervalos), registros de los patrocinadores. Los organizadores pueden beneficiarse de las siguientes funciones: información sobre los competidores y los equipos, información sobre los medios de transporte, servicios automáticos de marketing por correo electrónico para enviar invitaciones o alertas sobre nuevos artículos en la tienda online. Cada deportista crea un perfil en el que se pueden ver sus actividades deportivas. También se pueden vender productos a través de nuestra web y hacer publicidad en la tienda online del organizador del evento. Además, el sistema ofrece una visión general del historial de sus pedidos y evalúa su actividad general para que los organizadores sepan quién es un usuario activo. El sistema se está expandiendo para proporcionar ciertos objetivos deportivos que se podrán alcanzar a través del entrenamiento de los atletas y los entrenadores. A continuación, haz clic en los cuadros individuales para obtener detalles sobre cada apartado.

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Los competidores aprecian la integración de servicios en el sitio web del organizador

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EJEMPLOS DE CÓMO FUNCIONA

  • Una página web para una carrera individual con muchos apartados. Todos los elementos del menú se crean aquí desde los apartados de ORGSU. Dicha web se la podemos ofrecer generalmente en el plazo de 2 días laborales.
  • Una página web mejorada (registros de cada atleta, calendario de carreras, tienda online) que ya lleva 3 años funcionando y proporcionando información sobre carreras de 20, 30, 40 y 60 km y solo utiliza 3 apartados: registro, calendario de carreras y tienda online.
  • Guía de demostración sobre cómo medir los resultados con móviles de manera económica. Esta página está solo en inglés.
  • Ejemplos de capturas de pantallas de apartados administrativos: esta página está solo en inglés.

Si tienes tu propia página web, el sistema genera códigos html para que puedas usar el kit de ORGSU fácilmente. Te ayudaremos con los detalles de configuración. Si no tienes una página web, el sistema te proporciona bajo licencia una sola página automáticamente. En un plazo de 2 días laborales estableceremos dominio de internet con una nueva página web que contendrá todos los elementos esenciales que necesitarás.

PRECIOS

LICENCIA PARA PEQUEÑOS ORGANIZADORES

USD 30 + 6%

Es rentable, por ejemplo, si organizas una pequeña carrera al año. Adecuado para clubes deportivos o aficionados que organizan un evento o dos al año.

LICENCIA PARA ESCUELAS

USD 60 + 2%

Emitido para instituciones educativas y clubes deportivos. Esta licencia no está pensada para un uso comercial.

LICENCIAS PARA OGRANIZDORES MÁS GRANDES

USD 90 + 4%

Dirigido a los organizadores que realizan habitualmente varios eventos al año y utilizan los servicios de la tienda online. Adecuado para los organizadores comerciales de varios eventos, centros de información de las ciudades con el objetivo de organizar sus propios eventos, etc.


Al comprar la licencia, el sistema funcionará durante un año. Se aplicará un porcentaje dependiendo del tipo de licencia. El coste total variará dependiendo del uso que hagas del sistema y del porcentaje del precio de las inscripciones y otros bienes y servicios realizados por el sistema. Esta cantidad se calculará y se facturará trimestralmente.

¿TE INTERESA? UTILIZA NUESTRA WEB FÁCILMENTE:

  • Regístrate con el perfil de “organizador de carrera”. Registra primero el perfil de la persona y luego el perfil de la empresa.
  • Crea, gratis, una primera carrera de prueba. Utiliza el manual del organizador de la carrera si necesitas ayuda. Lo encontrarás en la sección “Manuales”.
  • Puedes comprar una de las licencias en la tienda online. El sistema cambiará y podrás configurar un evento real con carreras reales.
  • Puedes pedirnos asistencia gratuita a través de info@orgsu.org para la creación, configuración y cronometraje de los resultados de la primera carrera.
  • Busca un web máster (o nosotros te lo podemos proporcionar) que cargue los servicios necesarios en su web o que establezca una web totalmente nueva. Una web sencilla, como se muestra en el ejemplo, se puede conseguir a un precio muy razonable.
  • ¡Publica la carrera! Abre tus propias inscripciones online y podrás comenzar a ofrecer productos y servicios. ¡Verás como funciona!

El sistema facilita el trabajo de organización para pequeñas actividades escolares o para un evento internacional de varios días. ¡Tú decides!

REGISTROS DE EVENTOS Y CARRERAS

El sistema te permitirá configurar un evento deportivo que puede tener un día de carrera o más. Cada día puede se puede organizar una carrera o varias en diferentes deportes y disciplinas. Puedes asignar (y luego editar) la ubicación y el GPS del evento en los mapas de los eventos, el logo de las carreras y los patrocinadores, intervalos de inicio, inscripciones, creación de resultados y otras informaciones útiles para los competidores. Posteriormente, los eventos guardados se pueden editar y usar copiándolos para crear nuevos eventos (para el año siguiente, por ejemplo).


ASIGNACIÓN RUTAS Y PUNTOS CRONOMETRAJE

El sistema te permite asignar las rutas de la carrera de varias maneras: manualmente sobre el mapa de Google, copiando una ruta de otra carrera ya especificada o importando una ruta desde un archivo con extensión GPX. Además, puedes añadir nombres y posiciones GPS a los puntos de cronometraje donde se ubicará el cronómetro (tiempos fraccionados, salidas y entradas al depo). Gracias al desarrollo de la tecnología de posicionamiento de los corredores se puede asignar un punto de cronometraje incluso donde no se puede instalar ningún cronómetro (en la montaña, en el mar, etc.). El sistema calcula automáticamente los tiempos parciales desde las posiciones GPS adquiridas. Los mapas, los puntos de cronometraje y las posiciones de los participantes se publicarán en tiempo real en tu página web.


INSCRIPCIONES ONLINE, LISTAS DE INICIO

Cualquier deportista que quiera inscribirse en una carrera, inscribir a un amigo o algún equipo tiene que tener creada una cuenta en la base de datos del organizador (NO en la base de datos de ORGSU). El acceso a esta cuenta se puede hacer manualmente y/o usando el Facebook, por ejemplo. Puedes completar la solicitud para ti y para más de una persona al mismo tiempo. Podrás realizar compras online con una tarjeta de crédito, usando una cuenta PayPal o haciendo una transferencia bancaria. La forma de pago la elige el organizador del sistema. El dinero se transfiere directamente a la cuenta bancaria del organizador. El sistema envía notificaciones automáticas de las inscripciones tanto a los competidores como al organizador (esta opción se puede desactivar).


TIEMPOS CRONOMETRAJE Y PUBLICACIÓN RESULTADOS

A través del sistema puedes: solicitar los dorsales, realizar los registros en el lugar del evento, ver el cronometraje de los resultados, publicar los tiempos parciales online en directo, especificar los errores de las carreras, imprimir las hojas de las inscripciones (necesarias para el registro físico en el lugar del evento), ver el calendario de inicio, los registros de los patrocinadores y las plantillas predefinidas con los resultados de cada carrera/evento.
Los resultados en directo se pueden publicar en diferentes páginas web. Los espectadores podrán consultar los resultados: los tiempos netos de diferentes disciplinas (durante un triatlón, por ejemplo) o los tiempos acumulados y las clasificaciones en puntos de cronometraje individuales desde el inicio de la carrera. Tú mismo puedes cronometrar los resultados usando la aplicación ORGSU para el móvil o uno de los métodos de cronometraje con chip certificados por ORGSU. Éstos envían datos en directo a la interfaz web de ORGSU.


SEGUIMIENTO DE LOS DEPORTISTAS EN DIRECTO

Si organizas una carrera en la que compiten personas o equipos (puedes combinar ambos tipos en una carrera) y quieres ver las posiciones de los atletas en directo, aquí te ofrecemos una opción única y económica para poder hacerlo. Los competidores (equipos) deben tener sus propios móviles con la aplicación ORGSU Tracking (la ruta debe tener cobertura al menos en alguna zona). Otra posibilidad es que los competidores lleven un sistema tecnológico estadounidense que recibe datos de satélites y los envía de nueva vía satélite (esta opción es más cara). Ambas tecnologías se pueden combinar en una competición. La tecnología de posicionamiento (y cronometraje) de ORGSU se utilizó el año pasado para la carrera más dura en África, otter.run, que es la última carrera de la Serie Mundial De Salomon en trail. En la imagen podemos ver las instrucciones para seguir la carrera en directo.


SERVICIOS DE IMPRESIÓN

Ofrecemos servicios de impresión de alta calidad. Podemos imprimir las inscripciones y las listas de resultados. Para cada carrera, independientemente de su nivel, se deben publicar, imprimir y subir los resultados no oficiales y se deben incorporar la corrección de errores, DNF, DNS, DSQ, etc. También se deben imprimir y publicar los resultados oficiales incluyendo los logotipos de los eventos, las carreras y los registros de los patrocinadores. Es algo habitual buscar los resultados publicados, hacer fotos y mandarlas a otras partes del mundo. ORGSU trata con especial atención este problema. El organizador (o su encargado en cronometraje) puede preparar unas plantillas de impresión muy sencillas por adelantado. Durante la carrera, solo tienes que pulsar un botón para imprimirlas. De una forma muy sencilla se podrán imprimir las imágenes y los documentos necesarios el mismo día de la carrera.


BASE DE DATOS DE LOS DEPORTISTAS

Cada carrera es una experiencia inolvidable tanto para los participantes como para los organizadores. Si el organizador utiliza el sistema ORGSU, luego se queda con una nueva base de datos actualizada de los competidores que contiene toda la información acerca de las inscripciones, los resultados, las compras, las actividades, los medios de transporte (regatas de barcos por equipos, por ejemplo) y muchas otras cosas más. El organizador conserva esta base de datos protegida por las nuevas reglas de protección de datos emitidas por la UE. Los organizadores tienen la oportunidad de trabajar con sus competidores y sus clientes. ORGSU ofrece una filosofía de trabajo diferente, una nueva perspectiva al soporte de la información de los organizadores. No se trata únicamente del proceso de inscripción y obtención de resultados que se ofrece hoy en día. ORGSU proporciona un espacio único para el organizador: una base de datos propia que garantiza un servicio en constante crecimiento. Así mismo, la web del organizador se verá beneficiada. La asistencia de ORGSU proporciona a los organizadores ingresos no solo por la venta de las inscripciones sino también por la venta de otros productos y servicios. El organizador puede, en todo momento, renunciar a su propio tráfico web a favor de su patrocinador y ubicar los servicios (tales como las inscripciones para la carrera) en la web del patrocinador. ORGSU ofrece infinitas oportunidades comerciales.


PERFIL DEL DEPORTISTA

Las páginas www de los organizadores cobran una función especialmente importante gracias a ORGSU. Los atletas tienen sus perfiles donde pueden encontrar no solo sus datos sino también todos sus resultados, aplicaciones, pedidos y actividades. Si un deportista forma parte de un equipo, todos los miembros del equipo pueden editar el perfil. Los participantes también tienen una oportunidad única de hacer negocios: pueden establecer sus propios productos y servicios. Por ejemplo, pueden ofrecer alojamientos a los participantes de una carrera procedentes del extranjero; pueden vender material deportivo, como una bicicleta. Esta oferta de venta de bienes y servicios se puede gestionar en la tienda virtual del organizador. El sistema proporciona un plazo de negociación para acordar las condiciones y los términos de dicha compra/venta.


E-MAIL MARKETING Y TIENDA ONLINE

El nuevo módulo de marketing por correo electrónico te permite asignar diferentes filtros, buscar el conjunto de usuarios necesarios y programar el envío de correos electrónicos. Puedes escribir tu propio texto y utilizar una plantilla predefinida como, por ejemplo, la invitación a una carrera. Puedes guardar esta plantilla y programar su envío a una hora específica en una fecha específica o de forma repetitiva, por ejemplo, una vez al mes. El sistema permite un amplio abanico de configuraciones detalladas. Se trata de una herramienta útil que sirve como soporte para la compra/venta de inscripciones y para la recepción de las notificaciones de los nuevos artículos de la tienda online.


NEGOCIACIONES MUTUAS

Los deportistas se conocen, confían entre ellos y están encantados de tener la oportunidad de hace negocios. El lanzamiento, en marzo de 2017, del sistema explicado anteriormente permitirá a todos los usuarios a configurar sus productos y servicios ofertados en la tienda online de la web del organizador. Como ya hemos comentado, se puede tratar de la venta de una bicicleta, del servicio de alojamiento para extranjeros, del alquiler de un gimnasio o de una piscina. El sistema te permitirá negociar los términos comerciales como, por ejemplo, el precio por el que el organizador estará dispuesto a ofrecer esos bienes/servicios en la tienda online. Los compradores que naveguen por la tienda online verán la oferta de bienes y servicios, pero también el perfil del vendedor original. Así sabrán a quién le están comprado realmente. Este micro negocio funciona especialmente bien en las bases de datos pequeñas con unas cien personas.


RELACIÓN ENTRENADOR / DEPORTISTA

Actualmente estamos preparando un módulo que puede registrar fácilmente objetivos deportivos a corto y largo plazo, así como también entrenamientos durante un cierto período o para un día en particular. Esta función se puede crear y guardar para que puedas ofrecer tus servicios de entrenamiento a otros deportistas. Éstos podrán usar los entrenamientos guardados, describir sus entrenamientos en el diario de entrenamiento y también monitorear automáticamente o manualmente la consecución de los objetivos establecidos. Podrás especificar el orden, la categoría y el tiempo del ganador que quieras para una carrera en concreto. El sistema calcula cómo obtener los objetivos establecidos y publica los resultados en las redes sociales. Todo el servicio estará en funcionamiento hasta el verano de 2018.


COLABORACIÓN DE EMPRESAS

El sistema está diseñado para permitir la colaboración entre dos o más entidades (empresas). La organización de la carrera permite que se divida la financiación en una proporción específica acordada por las partes. La función B2B (business to business, “de empresa a empresa”) es muy práctica, por ejemplo, si el organizador de la carrera organiza el evento, no quiere tener su propia página web pero sí quiere que sus inscripciones le proporcionen ventas a otra persona. ORGSU proporciona un portal de registro y una selección de tarifas de inscripción. Ambas empresas, tanto el organizador como el portal de registro, deben registrarse en el sistema ORGSU. A continuación, se firma un contrato electrónico que especifica la gama de servicios que van a ser remitidos al portal de registro, la distribución de los porcentajes de los ingresos que ambos habrán obtenido de la venta de los derechos de inscripción. Los detalles de este proceso están explicados en los manuales, en la sección administrativa.